به گزارش آوای باینگان، همزمان با استفاده گسترده از پیام‌رسان‌های عمومی در محیط‌های کاری، کارشناسان حوزه فناوری اطلاعات نسبت به پیامدهای عملی این روند برای سازمان‌های ایرانی هشدار می‌دهند. بر اساس گزارش‌های منتشرشده، بخش قابل‌توجهی از هماهنگی‌های روزمره، تصمیم‌گیری‌ها و مستندسازی پروژه‌ها در بسیاری از سازمان‌ها از طریق گروه‌های واتساپ و تلگرام انجام می‌شود؛ وضعیتی که می‌تواند چالش‌های جدی برای مدیریت اطلاعات و پیگیری کارها ایجاد کند.
مالکیت داده؛ مسئله‌ای که کمتر به آن توجه می‌شود
در گزارشی تحلیلی با عنوان «جایگزین واتساپ برای ارتباطات سازمانی» که اخیرا در پایگاه خبری نبض فناوری منتشر شده، مجموعه‌ای از هشدارها و توصیه‌ها درباره استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی در فضای کار مطرح شده است. نویسنده این گزارش معتقد است سپردن بخش زیادی از گفتگوهای کاری و هماهنگی میان کارکنان به ابزارهایی که برای استفاده شخصی طراحی شده‌اند، می‌تواند پیامدهای پیش‌بینی نشده‌ای برای سازمان‌ها داشته باشد.
یکی از محورهای اصلی این گزارش، مسئله «مالکیت داده» است. داده‌هایی که در قالب پیام‌ها، فایل‌ها و تصاویر در گروه‌های کاری رد و بدل می‌شوند – از جمله اطلاعات مشتریان، جزئیات قراردادها، لیست قیمت‌ها و سوابق پروژه‌ها – در واقع بخشی از دارایی اطلاعاتی سازمان محسوب می‌شوند. اما وقتی این اطلاعات در اکانت‌های شخصی کارکنان و روی بسترهایی خارج از کنترل سازمان نگهداری می‌شوند، سازمان نمی‌تواند مالکیت واقعی روی آن‌ها ادعا کند.
سناریوهای واقعی؛ از دست دادن سوابق تا عدم پاسخ‌گویی
آوای باینگان به نقل از همین گزارش، به چند سناریوی عملی اشاره می‌کند که در بسیاری از سازمان‌های ایرانی رخ داده است:
سناریوی اول: یک شرکت خدماتی که با خروج یک کارمند کلیدی، تمام تاریخچه ارتباط با چند مشتری مهم را از دست می‌دهد؛ چراکه تمام چت‌ها در گوشی شخصی آن کارمند بوده است.
سناریوی دوم: یک سازمان که به دلیل شلوغی گروه‌های واتساپ، یک تصمیم مهم مدیریتی که در میان صدها پیام مدفون شده بود، فراموش می‌شود و پروژه‌ای حساس دچار تاخیر می‌شود.
سناریوی سوم: یک تیم که برای پاسخ‌گویی به یک اختلاف حقوقی، نمی‌تواند سوابق دقیق تصمیم‌گیری و مکاتبات مربوط به یک قرارداد را ارائه دهد؛ چراکه بخشی از آن پیام‌ها پاک شده یا در اکانت‌های متعدد پراکنده است.
این موارد نشان می‌دهد که تکیه به پیام‌رسان‌های عمومی برای گفتگوهای کاری، فقط یک مسئله فنی نیست؛ بلکه می‌تواند به چالش‌های عملی در مدیریت روزمره کار، پیگیری تصمیم‌ها و حتی پاسخ‌گویی در برابر مشتریان تبدیل شود.
ابزارهای تخصصی؛ راهکاری برای مدیریت تعاملات روزمره تیم‌ها
بر اساس توصیه‌های مطرح‌شده در گزارش نبض فناوری، راه‌حل این چالش‌ها استفاده از پلتفرم‌های تخصصی است که برای مدیریت گفتگوهای کاری، هماهنگی‌های روزمره و تعاملات میان واحدها طراحی شده‌اند. این ابزارها برخلاف پیام‌رسان‌های عمومی، امکاناتی مثل آرشیو مرکزی، جستجوی پیشرفته، کنترل دسترسی‌ها، مستندسازی تصمیم‌ها و یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی را فراهم می‌کنند.
نکته مهم این است که در این نوع ابزارها، سازمان مالکیت کامل روی داده‌ها دارد؛ یعنی می‌تواند مشخص کند چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد، سوابق کارها در کجا نگهداری می‌شوند و در صورت نیاز، چگونه قابل بازیابی هستند. این ویژگی‌ها به‌ویژه برای سازمان‌هایی که با حجم بالایی از داده‌های مشتریان یا پروژه‌های حساس سروکار دارند، اهمیت دارد.
توصیه به مدیران: قبل از بحران فکر کنید
در پایان، گزارش نبض فناوری این موضوع را «هشدار زودهنگام» می‌داند و به مدیران توصیه می‌کند قبل از وقوع بحران یا از دست رفتن اطلاعات مهم، برای سامان‌دهی به نحوه مدیریت گفتگوهای کاری و هماهنگی‌های روزمره تصمیم‌گیری کنند. بحث اصلی اینجا فقط انتخاب یک ابزار خاص نیست؛ بلکه نگاه به داده‌های تعاملات کاری به‌عنوان بخشی از دارایی سازمان و داشتن سیاست روشن برای مدیریت، حفظ و بازیابی آن‌هاست.
به گفته کارشناسان، بسیاری از سازمان‌ها تا زمانی که با یک مشکل جدی مواجه نشوند، اهمیت این موضوع را درک نمی‌کنند. اما همان‌طور که در گزارش نبض فناوری آمده، وقتی یک‌بار سوابق گم شد یا یک اختلاف بدون مستندات رخ داد، دیگر بازگشت به عقب امکان‌پذیر نیست.
